Luottamus
Sivu henkilöstön edustajille näytettäväksi. Se kertoo, mitä työkalu ei mittaa, mitä työnantaja, esihenkilö ja kollegat näkevät ja kuinka kauan kukin tieto säilyy. Jokainen lause kuvaa tuotetta sellaisena kuin se toimii.
Tarkistettu koodista 25. syyskuuta 2026. Tietosuojaseloste on ratkaiseva.
Läsnäolon toimistolla ilmoittaa työntekijä itse (toimisto, etätyö, matka, poissa): sitä ei koskaan päätellä GPS-sijainnista eikä wifi-verkosta. Kun tilavaraukseen kirjaudutaan sovelluksessa, puhelimen sijaintia käytetään sen tarkistamiseen, että henkilö on paikalla: varauksen yhteyteen tallennetaan vain etäisyys tilaan ja mittauksen tarkkuus metreinä, ei koskaan sijaintia.
K-work ei asenna valvontaohjelmistoja: ei näppäinpainalluksia, ei kuvakaappauksia, ei sovelluksissa vietettyä aikaa.
K Sense -anturi mittaa hiilidioksidia, lämpötilaa, kosteutta, valoa ja infrapunaläsnäoloa. Se tietää, että tila on varattu, mutta ei kenen toimesta; jos tila on varattu, läsnäolo vahvistaa varauksen.
Kun viikkoa ei ole ilmoitettu, muistutus lähtee työntekijälle ja vain hänelle. Ei jatkuvia hälytyksiä henkilöstä: ainoa nimetty viesti on säännöllinen yhteenveto henkilöstöhallinnolle tai ylläpitäjille, ja yrityksen on otettava se itse käyttöön (oletuksena pois).
Yrityksen läsnäolosääntö ei estä yhtään varausta eikä kirjaa mitään mihinkään kansioon. Päivä enemmän tai vähemmän näkyy, siinä kaikki.
Vertailut muihin yrityksiin näytetään vain koottuina vähintään viiden yrityksen yli, eivätkä ne koskaan osoita yksittäistä henkilöä.
Mitä yrityksen ylläpitäjä näkee
Mitä esihenkilö näkee
Tiiminsä ilmoitetut poissaolot ja matkat työn järjestämiseksi, ilman syytä. Läsnäolonsa piilottava ei näy listassa: hänet lasketaan, mutta häntä ei nimetä.
Mitä kollegat näkevät
Kuka on toimistolla minäkin päivinä, jotta voi tavata. Kuka tahansa voi piilottaa läsnäolonsa: hän katoaa silloin pohjapiirroksesta ja tiiminäkymästä eikä enää näe muiden päiviä.
Mitä aulan näyttö näyttää
Oletuksena ei ketään paikallaolijoista. Yritys voi valita näyttävänsä heidän määränsä, etunimensä ja sukunimen alkukirjaimen tai etu- ja sukunimensä (tila ”nimet”): kuka tahansa aulan läpi kulkeva, myös vierailijat, voi silloin lukea ne. Läsnäolonsa piilottanut lasketaan mukaan, mutta häntä ei koskaan nimetä.
Ilmoitetun ajan jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan automaattisesti. Kun rivillä sanotaan, ettei automaattista poistoa ole, tiedot säilyvät niin kauan kuin tili on olemassa.
| Tieto | Säilytysaika |
|---|---|
| Läsnäoloilmoitukset päivä päivältä (toimisto, etätyö, matka, poissa) | Ei automaattista poistoa: säilytetään niin kauan kuin tili on olemassa, myös yrityksestä lähtemisen jälkeen, ja poistetaan sitten tilin mukana |
| Työpisteiden, pysäköintipaikkojen ja kaappien varaukset sekä sisäänkirjautumisen kellonaika | Ei automaattista poistoa: säilytetään niin kauan kuin tili on olemassa, myös yrityksestä lähtemisen jälkeen, ja poistetaan sitten tilin mukana |
| GPS-etäisyys ja -tarkkuus tilavaraukseen kirjauduttaessa (metreinä, ei koskaan sijaintia) | Varauksen mukana niin kauan kuin tili on olemassa |
| K Sense -anturien raakamittaukset (hiilidioksidi, lämpötila, läsnäolo) | Normaalissa toiminnassa 23–24 tuntia palvelimelle saapumisesta. Tunnin välein tehtävä poisto poistaa yli 23 tuntia vanhat mittaukset; virhe voi viivästyttää poistoa. Sen jälkeen jäljelle jää vain keskiarvoja ilman henkilöllisyyttä. |
| Vierailijoiden nimi, sähköposti, puhelin, yritys ja vierailun tarkoitus | Oletuksena 90 päivää vierailun jälkeen (7 päivästä 3 vuoteen, yrityksen valinnan mukaan), sitten anonymisoidaan |
| Tarkastusloki: maksut, varaukset, sisäänkirjautumiset, ylläpitäjien toimet | 13 kuukautta |
| K-work-tiimin loki: kirjautumiset ja toimet sen hallintatyökalussa | 13 kuukautta |
| Yritysrajapinnan avainten käyttöloki | 13 kuukautta |
| Jäsenten väliset yksityisviestit | 13 kuukautta |
| Saatavuustarkistukset (tilasivu) | 90 päivää |
| Passiivisen laitteen ilmoitustunnisteet | 6 kuukautta ilman toimintaa; koska poisto ajetaan kerran kuukaudessa, passiivinen tunniste voi säilyä enintään noin 7 kuukautta |
| Haltijan pyynnöstä poistettu tili | Poistetaan 30 päivää pyynnön jälkeen, seuraavan tunnin kuluessa, paitsi asiakirjat, jotka laki velvoittaa säilyttämään (laskut: 10 vuotta) |
Tämä sivu on yhteenveto. Tietosuojakäytäntö on ratkaiseva; henkilöstön edustajien tai työntekijän kysymykset voi osoittaa tietosuojavastaavallemme.