Förtroende
En sida att visa för de fackliga företrädarna. Den säger vad verktyget inte mäter, vad arbetsgivaren, chefen och kollegorna ser och hur länge varje uppgift finns kvar. Varje mening beskriver produkten så som den fungerar.
Kontrollerad i koden den 25 september 2026. Integritetspolicyn gäller.
Närvaron på kontoret anges av medarbetaren själv (kontor, distans, resa, frånvarande): den härleds aldrig från en GPS-position eller ett wifi-nätverk. Vid incheckning av en lokalbokning i appen används telefonens position för att kontrollera att personen är på plats: bara avståndet till lokalen och mätningens noggrannhet, i meter, sparas med bokningen, aldrig positionen.
K-work installerar ingen övervakningsprogramvara: inga tangenttryckningar, inga skärmbilder, ingen tid i applikationer.
K Sense-sensorn mäter koldioxid, temperatur, luftfuktighet, ljus och närvaro via infraröd. Den vet att ett utrymme är upptaget, inte av vem; är utrymmet bokat bekräftar närvaron bokningen.
När en vecka inte har angetts går påminnelsen till medarbetaren, och bara till hen. Inga löpande larm om en person: det enda meddelandet med namn är en periodisk sammanfattning till HR eller administratörer, som företaget själv måste slå på (avstängd som standard).
Företagets närvaroregel blockerar ingen bokning och skriver inget i någon akt. En dag mer eller mindre syns, det är allt.
Jämförelser med andra företag visas bara sammanställda över minst fem företag och pekar aldrig ut en person.
Vad företagets administratör ser
Vad chefen ser
Teamets angivna frånvaro och resor, för att planera arbetet, utan orsak. Den som döljer sin närvaro finns inte med: räknas, men namnges aldrig.
Vad kollegorna ser
Vem som är på kontoret vilka dagar, för att kunna ses. Alla kan dölja sin närvaro: då försvinner de från planritningen och teamvyn, och ser inte längre de andras dagar.
Vad skärmen i entrén visar
Som standard ingen närvarande. Företaget kan välja att visa deras antal, förnamn och initial i efternamnet, eller för- och efternamn (läget ”namn”): alla som passerar entrén, besökare inräknade, kan då läsa dem. Den som har dolt sin närvaro räknas, men namnges aldrig.
Efter angiven tid raderas eller anonymiseras uppgifterna automatiskt. Där en rad säger att ingen automatisk rensning finns, finns uppgifterna kvar så länge kontot finns.
| Uppgift | Tid |
|---|---|
| Närvaroangivelser, dag för dag (kontor, distans, resa, frånvarande) | Ingen automatisk rensning: sparas så länge kontot finns, även efter att personen lämnat företaget, och raderas sedan med det |
| Bokningar av arbetsplatser, parkeringsplatser och skåp, med incheckningstiden | Ingen automatisk rensning: sparas så länge kontot finns, även efter att personen lämnat företaget, och raderas sedan med det |
| GPS-avstånd och noggrannhet vid incheckning av en lokalbokning (i meter, aldrig positionen) | Med bokningen, så länge kontot finns |
| Råa mätvärden från K Sense-sensorerna (koldioxid, temperatur, närvaro) | Vid normal drift 23 till 24 timmar efter mottagandet på servern. Rensningen varje timme tar bort mätningar äldre än 23 timmar; fel kan försena borttagningen. Därefter finns bara medelvärden utan identitet kvar. |
| Besökares namn, e-post, telefon, företag och besökets syfte | 90 dagar efter besöket som standard (7 dagar till 3 år, enligt företagets val), därefter anonymiserade |
| Granskningslogg: betalningar, bokningar, incheckningar, administratörers åtgärder | 13 månader |
| K-work-teamets logg: inloggningar och åtgärder i dess administrationsverktyg | 13 månader |
| Användningslogg för företags-API-nycklar | 13 månader |
| Privata meddelanden mellan medlemmar | 13 månader |
| Tillgänglighetskontroller (statussida) | 90 dagar |
| Aviseringsidentifierare för en inaktiv enhet | 6 månader utan aktivitet; eftersom rensningen körs en gång i månaden kan en inaktiv identifierare finnas kvar i upp till ungefär 7 månader |
| Konto som raderats på innehavarens begäran | Raderas 30 dagar efter begäran, inom den följande timmen, utom underlag som lagen kräver att vi sparar (fakturor: 10 år) |
Den här sidan sammanfattar. Integritetspolicyn gäller; frågor från fackliga företrädare eller medarbetare kan ställas till vårt dataskyddsombud.