Vertrouwen
Een pagina om aan de ondernemingsraad te laten zien. Ze zegt wat de tool niet meet, wat de werkgever, de leidinggevende en collega’s zien, en hoe lang elk gegeven blijft. Elke zin beschrijft het product zoals het werkt.
Gecontroleerd in de code op 25 september 2026. Het privacybeleid is doorslaggevend.
Aanwezigheid op kantoor wordt door de medewerker zelf opgegeven (kantoor, thuis, onderweg, afwezig): ze wordt nooit afgeleid uit een gps-positie of een wifi-netwerk. Bij het inchecken van een ruimtereservering in de app dient de positie van de telefoon om te controleren dat de persoon ter plaatse is: alleen de afstand tot de ruimte en de nauwkeurigheid van de meting, in meters, worden bij de reservering bewaard, nooit de positie.
K-work installeert geen monitoringsoftware: geen toetsaanslagen, geen schermafbeeldingen, geen tijd die in apps wordt doorgebracht.
De K Sense-sensor meet CO2, temperatuur, luchtvochtigheid, licht en infrarood-aanwezigheid. Hij weet dat een ruimte bezet is, niet door wie; is de ruimte geboekt, dan bevestigt die aanwezigheid de boeking.
Is een week niet opgegeven, dan gaat de herinnering naar de medewerker, en alleen naar hem of haar. Geen doorlopende melding over een persoon: het enige bericht op naam is een periodiek overzicht voor HR of de beheerders, dat het bedrijf zelf moet inschakelen (standaard uit).
De aanwezigheidsregel van het bedrijf blokkeert geen enkele boeking en schrijft in geen enkel dossier. Een dag meer of minder is zichtbaar, meer niet.
Vergelijkingen met andere bedrijven verschijnen alleen geaggregeerd over minstens vijf bedrijven en wijzen nooit een persoon aan.
Wat de beheerder van het bedrijf ziet
Wat de leidinggevende ziet
De opgegeven afwezigheden en reizen van het team, om het werk te plannen, zonder de reden. Wie zijn aanwezigheid verbergt, staat er niet bij: geteld, nooit genoemd.
Wat collega’s zien
Wie op welke dagen op kantoor is, om elkaar te treffen. Iedereen kan zijn aanwezigheid verbergen: hij verdwijnt dan van de plattegrond en uit het teamoverzicht, en ziet de dagen van anderen niet meer.
Wat het scherm in de hal toont
Standaard geen aanwezigen. Het bedrijf kan ervoor kiezen hun aantal te tonen, hun voornaam met de initiaal van de achternaam, of hun voor- en achternaam (modus ‘namen’): iedereen die door de hal loopt, bezoekers inbegrepen, kan ze dan lezen. Wie zijn aanwezigheid heeft verborgen, wordt geteld, nooit genoemd.
Na de vermelde termijn worden gegevens automatisch verwijderd of geanonimiseerd. Waar een regel zegt dat er geen automatische opschoning is, blijven de gegevens zolang het account bestaat.
| Gegeven | Termijn |
|---|---|
| Aanwezigheidsopgaven, dag voor dag (kantoor, thuis, onderweg, afwezig) | Geen automatische opschoning: bewaard zolang het account bestaat, ook na vertrek bij het bedrijf, daarna samen ermee gewist |
| Reserveringen van werkplekken, parkeerplaatsen en kluisjes, met het tijdstip van inchecken | Geen automatische opschoning: bewaard zolang het account bestaat, ook na vertrek bij het bedrijf, daarna samen ermee gewist |
| Gps-afstand en -nauwkeurigheid bij het inchecken van een ruimtereservering (in meters, nooit de positie) | Bij de reservering, zolang het account bestaat |
| Ruwe metingen van de K Sense-sensoren (CO2, temperatuur, aanwezigheid) | Bij normale werking 23 tot 24 uur na ontvangst op de server. De uurlijkse opschoning verwijdert metingen ouder dan 23 uur; een fout kan de verwijdering vertragen. Daarna blijven alleen gemiddelden zonder identiteit over. |
| Naam, e-mail, telefoon, bedrijf en bezoekdoel van bezoekers | Standaard 90 dagen na het bezoek (7 dagen tot 3 jaar, naar keuze van het bedrijf), daarna geanonimiseerd |
| Auditlogboek: betalingen, boekingen, check-ins, acties van beheerders | 13 maanden |
| Logboek van het K-work-team: aanmeldingen en acties in zijn beheertool | 13 maanden |
| Gebruikslogboek van de bedrijfs-API-sleutels | 13 maanden |
| Privéberichten tussen leden | 13 maanden |
| Beschikbaarheidscontroles (statuspagina) | 90 dagen |
| Meldingskenmerken van een inactief apparaat | 6 maanden zonder activiteit; omdat de opschoning eens per maand draait, kan een inactieve ID tot ongeveer 7 maanden blijven |
| Account verwijderd op verzoek van de houder | Gewist 30 dagen na het verzoek, binnen het uur daarna, behalve stukken die de wet laat bewaren (facturen: 10 jaar) |
Deze pagina vat samen. De privacyverklaring is leidend; elke vraag van de ondernemingsraad of van een medewerker kan naar onze functionaris voor gegevensbescherming.