Vertrauen
Eine Seite für den Betriebsrat. Sie sagt, was das Werkzeug nicht misst, was Arbeitgeber, Führungskraft und Kollegium sehen und wie lange jede Angabe bleibt. Jeder Satz beschreibt das Produkt so, wie es funktioniert.
Am 25. September 2026 im Code geprüft. Maßgeblich ist die Datenschutzerklärung.
Die Anwesenheit im Büro gibt die Person selbst an (Büro, Homeoffice, Dienstreise, abwesend): Sie wird nie aus einer GPS-Position oder einem WLAN abgeleitet. Beim Einchecken einer Raumbuchung in der App dient die Position des Telefons dazu, zu prüfen, dass die Person vor Ort ist: Mit der Buchung werden nur die Entfernung zum Raum und die Genauigkeit der Messung in Metern gespeichert, nie die Position.
K-work installiert keine Überwachungssoftware: keine Tastatureingaben, keine Bildschirmaufnahmen, keine Nutzungszeit von Anwendungen.
Der K-Sense-Sensor misst CO2, Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Licht und eine Infrarot-Anwesenheit. Er weiß, dass ein Raum belegt ist, nicht von wem; ist der Raum gebucht, bestätigt diese Anwesenheit die Buchung.
Ist eine Woche nicht angegeben, geht die Erinnerung an die beschäftigte Person, und nur an sie. Keine laufende Meldung über eine Person: Die einzige namentliche Nachricht ist eine regelmäßige Zusammenfassung an HR oder die Administration, die das Unternehmen erst aktivieren muss (standardmäßig aus).
Die Anwesenheitsregel des Unternehmens blockiert keine Buchung und schreibt in keine Akte. Ein Tag mehr oder weniger ist sichtbar, mehr nicht.
Vergleiche mit anderen Unternehmen erscheinen nur aggregiert über mindestens fünf Unternehmen und bezeichnen nie eine Person.
Was die Administration des Unternehmens sieht
Was die Führungskraft sieht
Die angegebenen Abwesenheiten und Dienstreisen ihres Teams, um die Arbeit zu planen, ohne Grund. Wer seine Anwesenheit verbirgt, ist nicht aufgeführt: gezählt, nie genannt.
Was Kolleginnen und Kollegen sehen
Wer an welchen Tagen im Büro ist, um sich zu treffen. Alle können ihre Anwesenheit verbergen: Sie verschwinden dann aus dem Plan und der Teamansicht und sehen die Tage der anderen nicht mehr.
Was der Bildschirm im Foyer zeigt
Standardmäßig keine anwesenden Personen. Das Unternehmen kann wählen, dort ihre Anzahl, ihren Vornamen mit Initiale des Nachnamens oder Vor- und Nachnamen anzuzeigen (Modus „Namen“): Jede Person im Foyer, auch Besucher, kann sie dann lesen. Wer seine Anwesenheit verborgen hat, wird dort gezählt, nie genannt.
Nach Ablauf der angegebenen Frist werden die Daten automatisch gelöscht oder anonymisiert. Wo eine Zeile sagt, dass es keine automatische Löschung gibt, bleiben die Daten, solange das Konto besteht.
| Daten | Frist |
|---|---|
| Anwesenheitsangaben, Tag für Tag (Büro, Homeoffice, Dienstreise, abwesend) | Keine automatische Löschung: aufbewahrt, solange das Konto besteht, auch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen, dann mit ihm gelöscht |
| Buchungen von Arbeitsplätzen, Parkplätzen und Schließfächern, mit der Uhrzeit des Eincheckens | Keine automatische Löschung: aufbewahrt, solange das Konto besteht, auch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen, dann mit ihm gelöscht |
| GPS-Entfernung und -Genauigkeit beim Einchecken einer Raumbuchung (in Metern, nie die Position) | Mit der Buchung, solange das Konto besteht |
| Rohmesswerte der K-Sense-Sensoren (CO2, Temperatur, Anwesenheit) | Im Normalbetrieb 23 bis 24 Stunden nach Eingang auf dem Server. Die stündliche Bereinigung entfernt Messwerte älter als 23 Stunden; bei einem Fehler kann sich die Löschung verzögern. Danach bleiben nur Mittelwerte ohne Personenbezug. |
| Name, E-Mail, Telefon, Firma und Besuchszweck von Besuchern | Standardmäßig 90 Tage nach dem Besuch (7 Tage bis 3 Jahre, nach Wahl des Unternehmens), dann anonymisiert |
| Prüfprotokoll: Zahlungen, Buchungen, Check-ins, Aktionen der Administration | 13 Monate |
| Protokoll des K-work-Teams: Anmeldungen und Aktionen in seinem Verwaltungswerkzeug | 13 Monate |
| Nutzungsprotokoll der Unternehmens-API-Schlüssel | 13 Monate |
| Private Nachrichten zwischen Mitgliedern | 13 Monate |
| Verfügbarkeitsprüfungen (Statusseite) | 90 Tage |
| Benachrichtigungskennungen eines inaktiven Geräts | 6 Monate ohne Aktivität; da die Löschung einmal im Monat läuft, kann eine inaktive Kennung bis zu etwa 7 Monate bleiben |
| Auf Wunsch der Inhaberin oder des Inhabers gelöschtes Konto | 30 Tage nach dem Antrag gelöscht, innerhalb der folgenden Stunde, außer Unterlagen, die gesetzlich aufzubewahren sind (Rechnungen: 10 Jahre) |
Diese Seite fasst zusammen. Maßgeblich ist die Datenschutzerklärung; Fragen des Betriebsrats oder von Beschäftigten können an unseren Datenschutzbeauftragten gerichtet werden.