Tillit
En side å vise de tillitsvalgte. Den sier hva verktøyet ikke måler, hva arbeidsgiveren, lederen og kollegene ser, og hvor lenge hver opplysning blir. Hver setning beskriver produktet slik det fungerer.
Kontrollert i koden 25. september 2026. Personvernerklæringen gjelder.
Oppmøte på kontoret oppgis av den ansatte selv (kontor, hjemmekontor, reise, fraværende): det utledes aldri fra en GPS-posisjon eller et wifi-nettverk. Ved innsjekking på en rombestilling i appen brukes telefonens posisjon til å kontrollere at personen er på stedet: bare avstanden til rommet og målingens nøyaktighet, i meter, lagres med bestillingen, aldri posisjonen.
K-work installerer ingen overvåkingsprogramvare: ingen tastetrykk, ingen skjermbilder, ingen tid brukt i programmer.
K Sense-sensoren måler CO2, temperatur, luftfuktighet, lys og tilstedeværelse via infrarødt. Den vet at et rom er opptatt, ikke av hvem; er rommet booket, bekrefter tilstedeværelsen bookingen.
Når en uke ikke er oppgitt, går påminnelsen til den ansatte, og bare til vedkommende. Ingen løpende varsler om en person: den eneste navngitte meldingen er en periodisk oppsummering til HR eller administratorer, som bedriften selv må slå på (av som standard).
Bedriftens oppmøteregel blokkerer ingen booking og skriver ingenting i noen mappe. Én dag mer eller mindre er synlig, det er alt.
Sammenligninger med andre bedrifter vises bare samlet over minst fem bedrifter og peker aldri ut en person.
Hva bedriftens administrator ser
Hva lederen ser
Teamets oppgitte fravær og reiser, for å planlegge arbeidet, uten årsak. Den som skjuler oppmøtet sitt, står ikke på listen: telles med, men nevnes aldri.
Hva kollegene ser
Hvem som er på kontoret hvilke dager, så man kan møtes. Alle kan skjule oppmøtet sitt: da forsvinner de fra plantegningen og teamvisningen, og ser ikke lenger de andres dager.
Hva skjermen i resepsjonen viser
Som standard ingen til stede. Bedriften kan velge å vise antallet, fornavn og forbokstaven i etternavnet, eller for- og etternavn (modusen «navn»): alle som går gjennom resepsjonen, besøkende inkludert, kan da lese dem. Den som har skjult oppmøtet sitt, telles, men nevnes aldri.
Etter oppgitt periode slettes eller anonymiseres dataene automatisk. Der en linje sier at det ikke finnes automatisk sletting, blir dataene værende så lenge kontoen finnes.
| Opplysning | Periode |
|---|---|
| Oppmøteangivelser, dag for dag (kontor, hjemmekontor, reise, fraværende) | Ingen automatisk sletting: lagres så lenge kontoen finnes, også etter at man har sluttet i bedriften, og slettes deretter sammen med den |
| Bestillinger av arbeidsplasser, parkeringsplasser og skap, med tidspunktet for innsjekking | Ingen automatisk sletting: lagres så lenge kontoen finnes, også etter at man har sluttet i bedriften, og slettes deretter sammen med den |
| GPS-avstand og -nøyaktighet ved innsjekking på en rombestilling (i meter, aldri posisjonen) | Med bestillingen, så lenge kontoen finnes |
| Rådata fra K Sense-sensorene (CO2, temperatur, tilstedeværelse) | Ved normal drift 23 til 24 timer etter mottak på serveren. Sletting hver time fjerner målinger eldre enn 23 timer; feil kan forsinke slettingen. Deretter er bare gjennomsnitt uten identitet igjen. |
| Besøkendes navn, e-post, telefon, firma og formål med besøket | 90 dager etter besøket som standard (7 dager til 3 år, etter bedriftens valg), deretter anonymisert |
| Revisjonslogg: betalinger, bookinger, innsjekkinger, administratorenes handlinger | 13 måneder |
| K-work-teamets logg: pålogginger og handlinger i administrasjonsverktøyet | 13 måneder |
| Brukslogg for bedrifts-API-nøkler | 13 måneder |
| Private meldinger mellom medlemmer | 13 måneder |
| Tilgjengelighetskontroller (statusside) | 90 dager |
| Varslings-ID-er for en inaktiv enhet | 6 måneder uten aktivitet; siden slettingen kjører én gang i måneden, kan en inaktiv identifikator bli værende i opptil omtrent 7 måneder |
| Konto slettet på innehaverens forespørsel | Slettet 30 dager etter forespørselen, innen den påfølgende timen, unntatt bilag loven krever at vi oppbevarer (fakturaer: 10 år) |
Denne siden oppsummerer. Personvernerklæringen gjelder; spørsmål fra de tillitsvalgte eller en ansatt kan rettes til vårt personvernombud.